Formulario i-9: Instrucciones para llenar el Formulario i-9 y documentos presentables; de esencial conocimiento para el empleado y el empleador.
Desde su nacimiento, ha cumplido con su fin, de evitar la contratación de trabajadores que se encuentren en una situación ilegal en el territorio de los EEUU y sus estados confederados.
En las próximas líneas, comentaremos sobre lo que representa el Formulario I-9, los pasos para completarlo y un ejemplo de los documentos que demuestran la identidad y el permiso de trabajo.
TABLA DE CONTENIDO
Formulario i-9 ¿Qué es y para qué sirve?
El Formulario I-9 para la Verificación de Elegibilidad de Empleo, nace a finales del año 1986, basado en la aprobación por parte del Congreso norteamericano, de la Ley de Reforma y Control de Inmigración.
Dicha ley, es más conocida por las siglas IRCA, en el idioma inglés. Su principal propósito es prohibir a los empleadores, la contratación de personas dentro de EEUU, incluyendo a los ciudadanos nacionales, sin hacer una verificación previa de su identidad y autorización de empleo.
Siendo el instrumento para la recolección de estos datos, el Formulario I-9; su configuración o diseño, permite documentar los datos de cada nuevo empleado, el cual está autorizado a trabajar en los EEUU, desde el 06 de noviembre de 1986.
La responsabilidad de completar el formulario, recae en el empleador, sin embargo, la primera parte o Sección 1 del mismo, debe ser llenada por la persona que acepta el empleo.
Cabe destacar, que el empleado completa su sección, en su primer día laboral, y luego acompaña al empleador mientras éste rellena las otras dos secciones, lo que debe hacer a más tardar al tercer día de iniciada la relación laboral.
Las disposiciones de las leyes relacionadas con la inmigración, a partir de 1986; luego en 1990, con la aprobación de la Ley de Inmigración y la Reforma de Inmigración Ilegal, así como en 1996, con la Ley de Responsabilidad del Inmigrante –IIRIRA, comparten el objetivo de penalizar al empleador, que no cumpla con la verificación de identidad y autorización de trabajo.
De hecho, existe la Ley de Penalidades al Empleador, que pretende motivar a los empleadores para que contraten sólo a las personas que pueden trabajar legalmente en este país, sean ciudadanos estadounidenses, los nacionales no ciudadanos, los residentes permanentes legales, y todos los extranjeros autorizados para trabajar.
Instrucciones para llenar el Formulario i-9
El Formulario I-9 tiene tres secciones, tomando en cuenta las siguientes instrucciones:
Sección 1, sobre la información y la declaración del empleado
- Le corresponde llenarla al empleado, el primer día laboral
- Suministrar la información de forma correcta, con letra clara, legible.
- Información con veracidad. Es decir, si se tienen dos nombres y dos apellidos, ambos deben ser ingresados. Incluyendo apostrofes o guiones.
- No es obligatorio, colocar el número de Seguro social
- Se permite apoyarse con un traductor o preparador, para el llenado. Quien certificará su ayuda, completando la casilla de Certificación del Preparador y/o Traductor o “Preparer and/or Translator Certification”.
- Es obligatorio firmar la sección y colocar la fecha en la que fue completada.
Sección 2, referida a la revisión y verificación del empleador o el representante autorizado
- Corresponde el llenado al empleador, a más tardar el tercer día de iniciarse la relación laboral
- Debe revisar que todos los campos de la sección 1, estén claros y completos
- Colocar donde corresponde los datos del empleado, iguales a los suministrados en la sección 1.
- Asegurarse, de colocar las fechas de vencimiento, de los documentos seleccionados por el empleado para su verificación de identidad y autorización de trabajo.
- Utilizar los formatos de fecha, según se indica en el formulario
Sección 3, se utiliza para la reverificación y nuevas contrataciones
- La completan los empleadores o sus representantes autorizados, en ocasión de verificar a un empleado que tiene autorización para trabajar.
- En caso, que se vuelva a contratar a un empleado dentro de los 3 años de la fecha en la que se lleno originalmente el Formulario I-9.
- Suministrar las modificaciones de datos que hubiesen ocurrido en ese tiempo. Por ejemplo, si el nombre del empleado ha cambiado.
Dónde presentar el Formulario i-9
Según podemos constatar en el mismo Formulario I-9, los patrones o empleadores, o sus representantes autorizados, son los responsables de conservar y mantener a buen resguardo los formularios completos.
Podemos leer la observación especifica, de no enviar el Formulario I-9, por ningún medio o vía, a ninguna entidad o institución, como por ejemplo a la USCIS, siglas en inglés del Servicio de Ciudadanía e Inmigración de los EEUU. Tampoco al ICE o Servicio de Inmigración y Control de Aduanas.
Se habilita a los empleadores, sin ser obligación, a sacar copias de la documentación presentada por los empleados. Con la condición, que deben hacerse las copias, para todas las contrataciones nuevas o para aquellas verificaciones que se repitan.
Dichas fotocopias, las debemos conservar en perfecto estado para presentarlas, anexas al Formulario I-9, en ocasión de una inspección de DHS u otra agencia gubernamental federal.
Cabe destacar, que los empleadores, son responsables del llenado de la Sección 2, aún sacando copias a la documentación del empleado; en virtud que las copias, no sustituyen la obligación de llenar el Formulario I-9. De hecho, pueden ser multados por no completar el formulario.
Es importante aclarar, para los fines del llenado del Formulario I-9, que el término «empleador», hace referencia a todos aquellos patrones, inclusive los que realizan actividades de reclutamiento y/o como agentes, que refieren personal trabajador a cambio de honorarios, como son las asociaciones, empleadores y contratistas de trabajadores agrícolas.
Documentos presentables 
Son también llamados “documentos aceptables”, los cuales el empleado presenta con la finalidad de verificar su identidad y la autorización para trabajar.
Al final del Formulario I-9, se presentan tres listados, con algunos ejemplos de los documentos, que reúnen las condiciones para ser aceptados, para tal fin. No obstante, estos ejemplos, no suministran todas las variantes que pueden presentar algunos documentos en particular. Tampoco de las nuevas versiones en documentación.
A través de esta propuesta, se procura medianamente estandarizar, los documentos a presentar, que sean genuinos y que estén vinculados con quien los presenta.
La estrategia de selección de los documentos, puede ser un documento o la combinación de los mostrados en la Lista A, que son los que avalan nuestra identidad y nuestro permiso de empleo.
O bien, de la Lista B, que solo avalan nuestra identidad, y un documento de la Lista C, que solo demuestran el permiso de trabajo.
Así como también, un recibo, como garantía que se está tramitando el documento original o una actualización de éste.
Es importante acotar, que el empleador no debe exigir al empleado, que presente documentos mostrados en la Lista A, y además presente documentación de la Lista B y también de la Lista C.
A continuación, mostraremos algunos de los documentos aceptados en cada una de las listas comentadas, en cualquier caso deben estar vigentes.
Lista A, avalan tanto la identidad como el permiso de trabajo
- El pasaporte emitido en EEUU, o bien la tarjeta de pasaporte
- También el Formulario I-551, la Tarjeta de Residente Permanente o el Recibo de Registro de Extranjero, popularmente conocida como Green Card.
Sobre la Lista B, solo avalan la Identidad
- El permiso o licencia para conducir, que contenga una foto o datos personales identificativos como el nombre, la fecha de nacimiento, el sexo, la estatura, el color de ojos y la dirección;.
- Las tarjetas de identificación escolar con foto, del registro de votante, o del registro de reclutamiento.
De la Lista C, que son los documentos que avalan la Autorización para emplearse
- La tarjeta del número de cuenta de Seguro Social, mientras no se indique que no es válida para empleo.
Para el momento de llenar el Formulario I-9, para ampliar y conocer con mayor detalle, además de estar actualizados, tanto el procedimiento y otros documentos aceptables, sugerimos consultar el Manual para Empleadores M-274.